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Rapport d’étonnement : à quoi bon ?

ESSEC Alumni

21/11/2017

La prise de fonction est une phase professionnelle passionnante, mais risquée. Un CDI sur six n’est pas renouvelé à l’issue de sa période d’essai, et il faut mettre dès les premières semaines tous les atouts de son côté. Dans ce but, un rapport d’étonnement peut s’avérer utile. Mais de quoi parle-t-on exactement ? Que mettre dans ce rapport ? À qui le présenter et quand ? N’est-il pas dangereux de se dévoiler dès son entrée en fonction ? Comment peut-il s’insérer dans sa prise de fonction globale ?

De quoi parle-t-on ?

Un rapport d'étonnement consiste à faire la liste des sujets qui vous surprennent dans les premières semaines de votre prise de fonction, de manière tant positive que négative.

Par exemple, en tant que nouveau directeur industriel, vous remarquez le premier jour en arrivant dans votre usine qu’il y a un pilier juste au milieu de l’allée centrale de l’atelier. Bien évidemment, plus personne n’y fait attention aujourd’hui. Et après deux ou trois jours, vous non plus n’y ferez plus attention…

Autre exemple : en tant que nouveau directeur marketing, vous constatez dès les premières semaines que la direction commerciale ne communique pas avec la direction de la supply chain, ce qui entraîne des retards de livraison chez les clients. Est-ce dû à un processus défaillant ? À une incompétence des experts concernés ? Ou est-ce la partie émergée d’une guerre des chefs en interne ?

Face à ces constats, ne concluez pas trop vite. Notez dans un premier temps les faits, mais ne tirez des conclusions que lorsque vous aurez plus d’informations.

Quel intérêt ?

Rédiger un rapport d’étonnement présente un double intérêt. D’une part, cela vous permet d’identifier au fil de l’eau (chaque soir, chaque semaine) tous les fonctionnements qui vous étonnent et qui seront autant d’informations précieuses pour comprendre votre nouvel environnement (organigramme, processus, sociogramme…).

D’autre part, cela permet à votre N+1 (si vous lui présentez le rapport) d’identifier tant les dysfonctionnements éventuels de son activité que les points forts de son organisation.

Et en pratique, ça se passe comment ?

En fonction des entreprises, le rapport d’étonnement peut soit être exigé systématiquement (c’est par exemple le cas des nouveaux embauchés d’EDF), soit exigé occasionnellement (pour des postes assez exposés), soit tout simplement non évoqué.

Lorsqu’il est demandé, votre intérêt est de faire préciser sous quel format vous devez le présenter. Clarifiez s’il s’agit d’un simple rapport d’étonnement (purement factuel, sans jugement ni préconisation) ou si l’on vous demande dès à présent une évaluation de l’existant (du type SWOT), ce qui serait très différent, et plus risqué après seulement quelques semaines dans l’entreprise.

Même si le rapport d’étonnement n’est pas exigé, le prévoir est de votre intérêt, soit pour obtenir des informations intéressantes sur ce que pense votre N+1 de ce que vous avez découvert, soit pour renforcer votre crédibilité en montrant que vous savez observer. En fonction de la situation, vous pourrez ainsi avoir intérêt à le présenter entre deux et quatre mois après votre entrée en fonction.

Comment réaliser et présenter votre rapport d’étonnement ?

Dans un premier temps, notez pour vous, au fil de l’eau (chaque soir, chaque semaine), ce que vous avez remarqué de surprenant, sans autre commentaire ni formalisme. Puis, quelques semaines après votre arrivée, récapitulez par grands thèmes les étonnements relevés.

Si vous décidez de présenter ce rapport (ou si on vous le demande), soyez vigilant en restant le plus factuel possible sans faire de recommandation ni nommer les personnes concernées.

Une façon concrète de restituer ce rapport peut consister à répartir vos commentaires en deux parties distinctes. Une première partie mentionnera les points forts, positifs, que vous avez pu constater dans le fonctionnement de votre nouvel environnement. Ne citez que les faits, rien que les faits. Ni sentiment ni jugement de valeur, par exemple « Les dix clients principaux accordent un indice de satisfaction supérieur ou égal à 8/10 sur les prestations de maintenance et réparation. » ou« La DRH propose un accompagnement à tous les cadres de direction nouvellement embauchés ».

Une deuxième partie mentionnera vos étonnements, les points d’amélioration possibles, en les décrivant chacun sous la forme d’interrogations neutres, par exemple : « Pourquoi les équipes commerciales et supply chain ne communiquent-elles pas entre elles ? » ou « Pourquoi les entretiens annuels de certains managers sont-ils effectués avec leur N+2 et non avec leur supérieur hiérarchique direct ? ».

Quoi qu’il en soit, ne portez jamais de jugement ni ne donnez de conseil. Les étonnements que vous considérez a priori comme négatifs doivent en effet être les plus neutres possibles, pour vous éviter de vous faire prendre des risques incontrôlés à ce stade de votre entrée en fonction.

Nous vous recommandons ici de ne pas dépasser deux pages pour cet exercice afin de rester synthétique et que votre N+1 se souvienne bien des constats clés que vous avez mis en exergue.

Lorsque vous rencontrerez votre N+1, nous vous suggérons en outre de lui présenter votre rapport ligne à ligne, en requérant à chaque fois son avis. Tant sur les positifs (factuels) que sur les points de litiges (forme interrogative). Ses réponses – tant au niveau du contenu qu’au niveau non verbal – vous seront très utiles par la suite.

En conclusion

Un rapport d’étonnement est dans un processus de prise de fonction un document qui peut s’avérer très utile, mais aussi potentiellement dangereux. Rédigez-le pour vous dans tous les cas, mais soyez vigilant sur votre présentation si vous devez le communiquer.