Reflets Mag #148 | 10 méthodes pour se coordonner

Jérémy Borot (E05) a coordonné de petites équipes internationales chez McKinsey, de larges équipes commerciales françaises chez BPCE Payments et de larges équipes commerciales et internationales chez Ingénico. Dans Reflets Mag #148, il partage les bonnes pratiques tirées de ses expériences. Découvrez son article en accès libre… et pour lire les prochains numéros, abonnez-vous !

« Il faut casser les silos ! », « Nous devons nous aligner ! », « La coordination fera notre force ! »… Combien de fois avons-nous entendu cela ? Et comment se fait-il qu’après autant de déclarations d’intention, on déplore encore autant de baronnies et d’équipes qui font cavalier seul ? Pourquoi diantre se révèle-t-il si difficile de se coordonner ? 

D’abord, c’est chronophage. Une chose est sûre : tout seul, on va vite. Qu’ensemble on aille loin reste à démontrer. Ensemble, il faut s’informer des projets de notre entourage, s’assurer que nos actions sont connues, clarifier les interdépendances, gérer les susceptibilités, anticiper les guerres de territoires… Que d’efforts ! On en viendrait presque à regretter les silos organisationnels… Ils ont le mérite de simplifier le monde autour de nous. 

Pour nous coordonner, nous pourrions nous inspirer de la Patrouille de France. Ces avions de voltige évoluent dans le ciel de manière parfaitement coordonnée. Comment font-ils ? Eh bien, il existe un leader que les autres suivent avec précision. La légende dit que si celui-ci piquait vers le sol, tous s’écraseraient. Mauvais exemple ! Choisissons un autre domaine : la danse chorégraphiée. Les danseurs connaissent leur partie par cœur et l’ensemble apparaît coordonné… Encore un exemple inapplicable à l’univers professionnel.

Bon, alors… comment faire ? Voici quelques suggestions applicables.

Avec une méthode

1. L’objectif commun

Commençons par vouloir la même chose. Cela paraît trivial, mais la pratique démontre que c’est souvent complexe. Nous sommes tous différents, chaque équipe évolue au sein de son jeu de contraintes et chacun d’entre nous a ses préférences et son histoire. Une bonne méthode consiste à afficher les objectifs publiquement et à suivre les résultats en temps réel. Cela aide.

2. La réunion hebdomadaire

Le point programmé entre les personnes à coordonner est un classique pour permettre un moment régulier d’échanges. Chacun partage ce qu’il fait, ce qu’il pense, ses doutes et ses blocages. C’est efficace et cela peut être rapide. Je l’utilise fréquemment en format 30 minutes pour documenter un court écrit sur les réalisations de la semaine précédente et les objectifs de la semaine prochaine.

3. Le logiciel de plan d’action

La technologie peut aider. Notamment les outils de gestion des tâches. Chacun peut ainsi assigner des actions à ses collègues, confirmer la réalisation des demandes qu’on lui a attribuées et se tenir informé. Cela nécessite que tous utilisent le même outil et de maintenir une certaine rigueur dans le temps. Au sein d’équipes au long cours dont les membres se connaissent bien, c’est efficace.

Avec des coordinateurs

4. Le chef d’orchestre

Un chef de projet prend explicitement le rôle de coordonner les autres. Chacun travaille donc en silo… sauf lui ! Il rassemble les volontés, dirige les opérations et permet de faire jouer la symphonie collective. Un orchestre symphonique peut se passer d’un instrument : le public ne le remarquerait probablement pas. Cependant, sans le chef d’orchestre, personne ne joue. 

5. Le Project Management Office

On déploie un PMO quand les enjeux sont importants et quand le chef d’orchestre a besoin de déléguer le process. Une petite équipe prend le rôle d’organiser la coordination et d’animer les réunions régulières où chacun partage ce qu’il a fait, ce qu’il va faire et les interdépendances. Le PMO est souvent vu comme pénible, administratif et infantilisant. C’est vrai, mais ce n’est pas une fatalité. On peut le rendre intelligent, rapide, efficace et divertissant. C’est une question de doigté et de style.

6. Le journaliste

Imaginez une équipe de communication interne qui chanterait les louanges de chaque participant et de chaque équipe. Ainsi, elle permettrait à tous de connaître les actions en cours tout en appréciant de participer au reporting. Essayez ! C’est surprenant, mais cela fonctionne. On peut utiliser un logiciel d’édition de texte partagé façon Wikipédia ou Wordpress interne.

Sans personne

7. L’improvisation

Les acteurs d’une pièce de théâtre d’improvisation paraissent coordonnés sur scène. Pourtant, chacun improvise. Le secret ? Ils respectent quelques règles qui leur permettent de construire collectivement. La principale est de toujours accepter les propositions de ses camarades. Si le premier annonce « je suis un arbre » et s’immobilise les bras en l’air, les autres l’acceptent. Ils seront un oiseau, un promeneur ou un autre arbre. Cependant, ils ne s’opposeront jamais à la proposition. Avec vos collègues, jouez-vous l’impro ? Ou refusez-vous trop souvent la scène ?

8. L’a priori positif

Se faire confiance. Toujours penser du bien de ses collègues. Partir du principe que leurs décisions sont réfléchies et appropriées. Et donc de ne jamais se fâcher avec ses collègues. Les pertes de communication créent les opportunités d’apparaître désordonnés. L’a priori positif est une condition de base pour l’improvisation. Sans celui-ci, on s’antagonise, on se fâche… Et les barons partent alors en guerre !

9. L’intimité professionnelle

Se connaître, et donc se faire confiance, contribue à projeter un a priori positif sur ses collègues. Pour cela, le temps aide. Et, si possible, le temps fort. Faut-il absolument avoir passé trois jours de randonnée sous la tente avec ses collègues ? Peut-être pas… mais cela peut accélérer l’intimité en plus de forger des souvenirs pour la vie. Donc, pensez aux événements d’équipe ! Surtout à ceux qui sont marquants.

10. Ajoutez votre propre technique

Nous avons tous notre histoire, nos expériences, nos échecs et nos succès. Quels sont les vôtres ? Quelles sont vos méthodes pour vous coordonner ? Bons projets !

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