Virginie Saks (E09) : « L’animation à distance offre de nouvelles opportunités »

Dans son parcours, Virginie Saks (E09) a été consultante, industrielle, entrepreneure dirigeante, formatrice, citoyenne engagée. Aujourd’hui, elle co-publie le guide Animer à distance, pour vous aider dans vos événements et interactions en ligne avec vos collaborateurs, clients, partenaires ou interlocuteurs, que vous soyez manager, facilitateur, formateur ou coach. Un ouvrage de référence à l’heure où le distanciel devient la norme ! 

ESSEC Alumni : Comment avez-vous été menée à participer à l’ouvrage Animer à distance ?

Virginie Saks : Avec un collectif de dirigeants d’entreprises, coachs et consultants réunis à l’initiative du cabinet La Boétie Partners, nous partagions la conviction que la crise du COVID-19 allait bouleverser profondément et durablement notre façon de vivre et de travailler ensemble. Une étude de l’ANACT, publiée en juin 2020, montre ainsi que près de 9 actifs sur 10 souhaitent poursuivre le télétravail à l’issue du confinement, mais que la moitié d’entre eux fait état d’une moindre efficacité au travail. Face à ce constat, notre collectif a organisé des dizaines d’ateliers ces derniers mois pour tester les nouvelles modalités de l’animation à distance. L’idée d’un livre, initié et coordonné par La Boétie Partners, est née naturellement. 

EA : Quelles situations réclament une animation à distance ?

V. Saks : Toute situation peut être envisagée à distance, depuis les « stand-up meeting » de 45 minutes aux « réunion hebdos » en passant par les « kick-off » projets ou les séminaires stratégiques de 2 jours. Cependant le format s’avère particulièrement efficace dans deux cas. D’une part, quand il s’agit de produire collectivement un livrable. D’autre part, quand il faut réunir un grand nombre de parties prenantes, car on annule ainsi les contraintes logistiques de salles et de déplacements. Dans tous les cas, compléter l’initiative avec la perspective d’une rencontre en présentiel dès que les conditions le permettront reste rassurant. Car s’il est tout à fait possible de passer un bon moment à distance, rien n’égale le plaisir d’un moment partagé !

EA : Certains profils ont-ils plus ou moins de difficultés à s’adapter au distanciel ?

V. Saks : Aucun besoin d’être « digital native » pour utiliser Zoom, l’expérience montre que chacun peut y trouver sa zone de confort. Certains auront peut-être besoin de plus de temps – auquel cas il faut leur témoigner de la patience et de la bienveillance. La distance invite à questionner la façon dont on cadre, rassemble, anime et soutient une équipe, et particulièrement à accorder plus de confiance et d’autonomie aux collaborateurs. 

EA : Quels sont les principaux enjeux de l’animation à distance ? 

V. Saks : Du point de vue des participants, le principal écueil tient à la multiplicité des outils à prendre en main. Cependant ces derniers évoluent vite pour devenir plus intuitifs ; ils sont aussi de moins en moins nombreux. J’en compte 3 principaux sur la visio-conférence (Zoom, Teams, Google Meet) et 3 autres sur la production collective (Google Slide, Klaxoon, Miro). Pour l’animateur, les problématiques sont différentes : il s’agit de capter et maintenir l’engagement des participants, de fluidifier la technique et de favoriser de réels échanges de qualité.

EA : Quels sont vos conseils pour réussir son animation à distance ?

V. Saks : Avant tout, il faut savoir qu’organiser un événement à distance demande une préparation en moyenne deux fois plus longue qu’en présentiel. C’est le temps nécessaire pour caler les très nombreux détails techniques. Ma méthode avec mes clients : je formalise un déroulé détaillé sur un document partagé, avec un script précis incluant l’introduction, les consignes et la conclusion. Cela s’apparente plus à l’organisation d’une émission de télévision en « live » qu’à une réunion ! 

EA : Et pour maintenir l’attention des participants ?

V. Saks : Premièrement, commencez votre atelier en donnant la parole aux participants, même très brièvement ; vous leur signifiez ainsi qu’il ne s’agit pas d’un simple webinaire, qu’ils vont être actifs pendant l’heure qui suit, et vous vérifiez que leurs micros fonctionnent. Deuxièmement, commencez à l’heure et finissez à l’heure ; pour cela, minutez chaque séquence de votre déroulé et laissez-vous une marge de manœuvre en cas de retard – sans annoncer aux participants ce que vous avez prévu, pour rester libre de raccourcir ou allonger certaines séquences. Troisièmement, faites contribuer chacun au maximum 30 minutes après le début ; au-delà de 7 participants, je crée des sous-groupes pour que chacun ait l’occasion de s’exprimer sur un sujet identifié. Quatrièmement, utilisez un outil simple (et esthétique !) qui permette aux participants de partager leurs idées par écrit ; sortir de l’oralité engage dans le concret. Enfin, ménagez des moments informels et de convivialité, pendant et à la fin de l’événement

EA : Comment faire pour limiter les risques de problèmes techniques ?

V. Saks : N’animez jamais seul ! Je suis toujours assistée d’un responsable technique. Son rôle : s’assurer que tous les participants ont reçu les liens de connexion aux outils, et qu’ils peuvent demander de l’aide si nécessaire. Vous pouvez d’ailleurs aussi créer une hotline – par exemple sous la forme d’un groupe Whatsapp auquel les participants se joignent en amont ou en début de réunion. Cela permet d’échanger en cas de problème, sans parasiter les échanges oraux.

EA : Plus largement, comment favoriser un échange de qualité ?

V. Saks : Je recommande d’adopter une posture de facilitateur, de « ferme douceur », qui consiste à cadrer les échanges sans pour autant être trop présent. Il est fréquent que je commence par distribuer la parole pour donner l’exemple, avant de laisser les participants prendre la parole librement. Et si des sujets prêtent particulièrement à débat, je prépare des consignes en amont : définition d’un temps précis de discussion, désignation d’une personne qui tranche à la fin…

EA : En définitive, l’animation à distance, quand elle est réussie, peut-elle offrir une expérience similaire à l’animation en présentiel ? Quels sont les avantages et les inconvénients des deux formats ?

V. Saks : À notre propre surprise, une animation à distance réussie offre des résultats identiques – voire meilleurs : par exemple, un groupe produit en 20 minutes sur un format digital ce qu’il aurait produit en 1h30 sur des post-its mal écrits. Pas ou peu de post-production ! L’animation à distance offre en outre de nouvelles opportunités. Les outils comme Teams et Slack permettent à certains d’entrer en contact avec des services qu’ils n’auraient jamais eu l’idée de rencontrer en présentiel. D’autres se révèlent derrière l’intimité de leur écran, créant de nouvelles dynamiques d’équipe, avec une meilleur qualité d’écoute. Une seule réserve : il manquera toujours au distanciel l’informel et le plaisir d’être ensemble.

EA : Vous accompagnez notamment l’ESSEC et ESSEC Alumni dans l’animation de leurs événements à distance. Pouvez-vous nous en dire plus sur cette collaboration ?

V. Saks : Dès le début du confinement, ESSEC Alumni a saisi l’intérêt de l’animation à distance pour ses communautés. Nous avons organisé ensemble des événements collaboratifs à distance à partir de mai, puis avons lancé un programme de formation pour les équipes des clubs et des chapters, qui ont donné lieu depuis à plus de 30 événements dans plus de 10 pays. Nous avons également animé le séminaire annuel des responsables de clubs et de chapters intégralement à distance : 80 participants dans le monde entier se sont réunis sur un même fuseau horaire et ont pu partager leurs idées pour animer leur communauté et faire rayonner l’ESSEC dans le monde !

Intéressé(e) ? Pour en savoir plus sur l'ouvrage Animer à distance, cliquez ici.

Propos recueillis par Louis Armengaud Wurmser (E10), responsable des contenus ESSEC Alumni

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